Comment fonctionne une machine à affranchir ?

boite au lettre murale la poste

Une des tâches fastidieuses que chaque entreprise accomplit chaque jour est l’envoi et donc l’affranchissement du courrier. La machine à affranchir, simple à utiliser, répond aujourd’hui à ce besoin en faisant gagner temps et argent à la firme.

Des tarifs actualisés régulièrement par la Poste

Les différents modèles disponibles sur le marché répondent aux besoins spécifiques de l’utilisateur. Equipée d’un clavier ou d’un écran tactile, la machine à affranchir est connectée au réseau de La Poste : les tarifs mis à jour par téléchargement s’appliquent automatiquement au courrier, pesé au gramme près, par la balance intégrée ou extérieure.

Certains modèles proposent d’ajouter des équipements tels qu’une plieuse, un module de mise sous pli ou encore un tapis de réception des enveloppes. L’installation de la machine à affranchir est réalisée soit par l’entreprise elle-même avec possibilité d’appel technique s’il s’agit d’un modèle de base, soit par un technicien si la machine est de type « intelligente » beaucoup plus complexe à installer.

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Quel type de machine choisir ?

lettres affranchies

Le volume de courrier à affranchir détermine le type de machine à acquérir, car c’est l’adéquation de la machine aux besoins de l’entreprise qui permet à celle-ci de réaliser des économies de temps et d’argent. Il existe trois catégories d’affranchisseuses, à savoir :

1. La tpMAc (très petite machine à affranchir), pour un envoi quotidien de moins de trente lettres pesées et affranchit au centime près, calcule automatiquement les différents tarifs d’affranchissement et transfère par sa connexion au serveur de La Poste le montant des affranchissements. En outre, son installation simple est réalisée par l’entreprise.

2. La pMAC (petite machine à affranchir) pour un volume quotidien d’envois de l’ordre de trente à deux cents. Equipée d’un écran tactile, elle est plus sophistiquée que la tpMAc. En effet, elle offre une option de mémorisation des empreintes publicitaires, un système de pesée différentielle et des équipements supplémentaires (trieuse, plieuse, balance).

3. La Mai (machine à affranchir intelligente), machine haut de gamme pour un traitement de courrier supérieur à 800 envois par jour, est d’un rendement très élevé : elle affranchit un maximum d’envois de quelque type que ce soit en un minimum de temps. De plus, elle permet la personnalisation par la mémorisation de flammes publicitaires mais aussi la sélection de mentions spéciales. Cette machine à affranchir requiert l’intervention d’un technicien lors de son installation.

En savoir plus : Definition et avantages d'une machine à affranchir

Des économies considérables

L’utilisation d’une machine à affranchir permet à l'entreprise de réaliser des économies d’argent. En effet, la mise à jour systématique des tarifs postaux et le calcul automatique de l’affranchissement au centime près évitent le sur-affranchissement.

De plus, La Poste envoie un relevé périodique de la consommation et le règlement de la facture s’effectue après l’envoi : désormais plus question d’avancer de l’argent pour des frais d’expédition par achat de timbres. Enfin La Poste offre des tarifs privilégiés calculés sur base des dépenses mensuelles d’affranchissement.

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L’acquisition d'une machine à affranchir représente un investissement non négligeable. C’est pourquoi dès la remise des devis par les fournisseurs contactés la consultation d’un comparateur de devis tels qu’Expertmarket est utile : 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce service en ligne entièrement gratuit compare les devis et propose la meilleure solution adaptée aux besoins de l’entreprise.

En savoir plus : Détails des différents types de machine

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